Escribir correos electrónicos es en sí mismo un arte de comunicación profesional. Para ser escuchado y captar la atención con tu correo electrónico, es necesario aprender a formular correctamente las frases para transmitir el mensaje de la manera correcta. A diferencia de otros medios de comunicación, los correos electrónicos requieren tiempo, por lo que es importante ser lacónico.
Aquí tienes algunas frases atractivas que te permitirán escribir correos electrónicos como un profesional. No tengas miedo, porque escribir un correo electrónico como un pro no es tan difícil como escribir un guión para un chatbot. Pero primero, aquí tienes algunos consejos profesionales sobre cómo escribir correos electrónicos de manera que capturen la atención del lector de inmediato.
10 consejos profesionales para usar correos electrónicos como un pro
1. Sé lacónico
Ve directo al grano en tu correo electrónico. Ayuda a captar la atención del lector enfocándote en lo que deseas transmitir, evitando rellenos innecesarios o spam.
Debes redactar un texto que sea rápido y fácil de entender, pero no olvides la gramática. Si necesitas ayuda para redactar textos profesionales, puedes recurrir a sitios web especializados que ofrecen servicios de redacción. Esto te ayudará, con el tiempo, a escribir correos electrónicos de manera clara y concisa.
2. Específica el asunto de los correos electrónicos
Recuerda que un buen asunto es lo primero que el lector verá. Asegúrate de que el asunto sea claro y comprensible y contenga todos los elementos esenciales.
“Espero que hayas tenido un buen fin de semana/semana/día”. Depende de la hora o el día de la semana en que te dirijas, esta es una frase común en un correo electrónico comercial.
“Te escribo acerca de…” Puedes colocar cualquier tema relacionado con una conversación o reunión previa con el destinatario aquí. También puedes utilizar esta introducción para hablar sobre eventos próximos.
“Gracias por informarme”. Este asunto muestra que reconoces lo que la persona te ha dicho y expresas tu agradecimiento por ello.
Estos son los ejemplos más comunes al escribir un correo electrónico a tu socio o cliente.
3. Envía correos electrónicos profesionales
Si estás escribiendo correos electrónicos a empleadores y clientes (no a tus amigos), mantén un tono formal en tus correos electrónicos. Envía tus correos electrónicos desde una dirección de correo electrónico profesional. Utiliza tu nombre o iniciales y agrega una foto de perfil en tu cuenta de correo electrónico.
Existen algunos problemas con el spam, por ejemplo, cuando tus fotos o correos electrónicos terminan en lugares donde no deberían estar. Y, por supuesto, existen las siguientes razones para esto:
- No hay información sobre el remitente o los datos deben ser más precisos. Verifica la dirección de correo electrónico del remitente. Hay varias herramientas en línea que te permiten verificar la validez del correo electrónico, por lo que puedes utilizar una de ellas para asegurarte de que la dirección de correo electrónico exista: una herramienta de verificación de correo electrónico puede ser útil.
- Autenticación inadecuada. Algunas tecnologías evitarán automáticamente que tus correos electrónicos caigan en los filtros de spam.
- Uso de desencadenadores de spam. No escribas todas las palabras en letras mayúsculas ni insertes muchos signos de exclamación.
- Mala gramática. Revisa el texto de tu correo electrónico.
Con estos métodos para evitar el spam, tus correos electrónicos siempre serán leídos.
Cuando uses una firma de correo electrónico, proporciona sólo la información necesaria, como enlaces a tus sitios web comerciales, perfiles de redes sociales, números de teléfono o un código QR personalizado que contenga todo lo anterior.
4. Te confianza com un pro
Debes irradiar confianza y mostrar una actitud proactiva. Sé asertivo en tus opiniones, pero respeta a tu lector. De esta manera, atraerás atención.
Evita disculparte con demasiada frecuencia. Hay muchas circunstancias en la vida y todo puede suceder. Pero la pregunta es cómo formulas esta incomodidad siendo responsable.
Esta forma de expresión no solo mostrará confianza en ti mismo, sino que también acelerará la comunicación.
5. Conten tus emociones con moderación
Como se mencionó anteriormente, el correo electrónico de un gerente debe tener un estilo empresarial. Si insertas demasiados emojis y signos de exclamación en el texto, tu correo electrónico será percibido como poco profesional y podrías ser malinterpretado. Los saludos y despedidas son una excepción.
¡Pero! Ser una persona amable y amigable nunca ha perjudicado a nadie, especialmente porque estas son reglas de buena educación. Un cumplido a la empresa o al cliente y un deseo de buen día son gestos amables para futuras colaboraciones y herramientas para fortalecer el equipo.
6. Individualiza tus correos electrónicos
¡Esto es imprescindible si quieres enviar correos electrónicos como un pro!
El envío masivo de correos electrónicos es una buena práctica, pero trata de personalizar tus correos electrónicos para un público o persona específica para lograr un mejor efecto. Por ejemplo, puedes individualizar el asunto del correo electrónico.
La personalización básica de correos electrónicos incluye tácticas como usar el nombre del destinatario en el asunto, mientras que tácticas más avanzadas pueden incluir cambiar el contenido del correo electrónico en función del género, ubicación u otra información que conozcas sobre el destinatario.
Por ejemplo, si hablamos del asunto del correo electrónico, después del título “de”, el asunto es el segundo elemento más visible en la bandeja de entrada de correo electrónico. En la mayoría de los dispositivos, el asunto tiene un texto más oscuro y más pesado en un intento de hacerlo destacar del resto del correo electrónico.
Converse hace esto bien en sus campañas de correo electrónico al agregar el nombre del suscriptor al asunto para ayudar a que la campaña se destaque en la bandeja de entrada y lograr que las personas lo abran.
Se vería así:
De: Converse.
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7. Crea un programa de comunicaciones masivas
¡No te apresures con los envíos! Intenta enviar correos electrónicos a una pequeña lista de personas primero; con el tiempo, aumentarás el volumen de envío. Enfócate en los indicadores y comienza a hacer crecer la lista de destinatarios.
Utiliza la tecnología para una gestión eficaz del tiempo a través de diversas aplicaciones y herramientas en sitios web especializados.
8. Mantén la calma
No permitas que las emociones arruinen tu relación comercial. Escribe correos electrónicos teniendo en cuenta la retroalimentación.
Discutir con clientes o colegas a través de correos electrónicos te hará lucir irracional y furioso.
El jefe siempre mantiene la calma cuando todos sus colegas ya están alterados y maldiciendo.
9. Corrige antes de enviar
Asegúrate de que tu gramática sea impecable, no haya errores y la puntuación esté en su lugar, etc. Existen múltiples servicios de redacción que se dedican a la corrección de textos a nivel profesional, y si lo deseas, nadie te impide buscar asesoramiento. Los errores gramaticales y la falta de atención al detalle desaniman a los posibles clientes y son una señal para los colegas. Asegúrate de revisar tus correos electrónicos antes de enviarlos.
10. Recibe comentarios y una respuesta
Después de enviar un correo electrónico, debes esperar una respuesta. El primer correo electrónico que envíes debe captar la mayor atención posible. Puedes verificar si hay una respuesta monitoreando la situación de forma regular. Si nadie responde, es una señal negativa.
Entonces, hemos revisado diez consejos sobre cómo escribir un correo electrónico como un pro. Cada negocio busca nuevas formas de aumentar la productividad, considerando los numerosos factores que la afectan. Pero más adelante, el jefe y la organización recibirán su compensación.
7 ejemplos de frases atractivas para envíar correos electrónicos como un pro
Aquí tienes algunos ejemplos que te ayudarán a escribir correos electrónicos como un pro. Veámoslos de manera “escribe de esta forma, no de esta otra”.
1. Comunicando los plazos de entrega
Algunas personas a menudo subestiman los plazos de entrega y, por lo tanto, los ignoran. Sin embargo, comenzarán a trabajar si les preguntas cuándo completarán la tarea.
En lugar de: “El plazo para esto es mañana, alrededor de _____.”
Escribe: “¿Cuándo crees que podrás hacerlo?”
2. Toma un poco de tiempo, pero lo lograrás
Incluso las personas más puntuales pueden retrasarse. En lugar de disculparte, agradece por esperar.
En lugar de: “Disculpa por el retraso.”
Escribe: “Gracias por tu paciencia.”
3. Sé lo que estoy haciendo
“Creo” es una palabra incierta y débil. A veces, la confianza funciona mejor al escribir correos electrónicos como este.
En lugar de: “Creo que tal vez deberíamos __.”
Escribe: “Sería mejor si __.”
4. Sí, por favor
“No hay problema” es un cliché común que ya no suena sincero. Esta frase casi no se utiliza en la actualidad.
En lugar de “¡No hay problema!” o “¡No hay inconveniente!”
Escribe: “Siempre es un placer ayudar”.
5. Mi horario también es importante
Esta formulación es una manera suave de preguntar sobre ello cuando estás seguro de que el momento es adecuado.
En lugar de: “¿Qué te viene mejor?”
Escribe: “¿Podrías hacer __:__?”
6. Cometí un pequeño error
¡Aprende de tus errores! En lugar de disculparte constantemente, sé más positivo.
En lugar de: “¡Oh, lo siento! Es mi error. No lo vi en absoluto.”
Escribe: “¡Oh, gracias! Ahora el archivo está actualizado.”
7. Tengo un compromiso
Es mejor informar sobre tu horario con anticipación. De esta manera, todos estarán al tanto.
En lugar de: “¿Puedo salir temprano?”
Escribe: “Necesitaré salir a las __:__”
Recuerda, el buen carpintero mide dos veces, corta una. Si te comportas como un jefe, sabiamente y con confianza, todos te lo agradecerán.
Aprende a enviar correos electrónicos como un pro
¿Quieres ser como tu jefe? Necesitarás confianza, serenidad y claridad. Para escribir buenos correos electrónicos, debes comunicarte en un lenguaje empresarial con cierta limitación de emociones. Tendrás que desarrollar ciertas cualidades y adquirir habilidades, pero al final te convertirás en un líder.
